Desde la solicitud del cliente hasta la facturación del servicio
El módulo de Operaciones de Transporte administra unidades y conductores propios y de terceros, programa los viajes según disponibilidad y documentación en regla, y registra todo lo que ocurre en la ruta: paradas, pernocte, incidencias, cambio de unidad o conductor, rutas alternas y sobreestadías.
La aplicación móvil del conductor emite la guía electrónica inmediatamente después de la carga, registra gastos de viaje y captura la conformidad de entrega. Al cerrar el viaje, el sistema liquida el servicio, distribuye el costo de combustible, envía la prefactura al cliente y genera la factura electrónica con su asiento contable.
Programación de viajes con documentos en regla
Los pedidos de los clientes se convierten en viajes programados. Antes de asignar una unidad y un conductor, el sistema valida su disponibilidad y la vigencia de sus documentos: licencias, homologaciones con las minas y certificados para materiales controlados o peligrosos. Así se evita que un camión salga con un documento vencido y quede detenido en un control.
Cada servicio se registra con su orden de servicio según el tipo de operación: carga general, combustible, explosivos, carga especial, transporte internacional, escolta o custodia policial. Las hojas de ruta definen el kilometraje, el tiempo y los gastos de viaje esperados, y los desembolsos al conductor se realizan por caja chica o por transferencia a su cuenta.
Seguimiento del viaje de principio a fin
El viaje se registra en etapas: check list de salida, inicio del viaje, datos de carga, seguimiento en ruta, datos de descarga, fin del viaje y check list de retorno. Las incidencias quedan documentadas, como el cambio de conductor o de unidad, la ejecución de rutas alternas o las sobreestadías en el punto de carga o descarga. Con esa información, la liquidación del servicio refleja lo que realmente ocurrió.
Combustible y gastos de viaje bajo control
El consumo de combustible se registra por abastecimiento en bomba interna o mediante vales, y se compara con el consumo óptimo de cada ruta. Los gastos de viaje que rinde el conductor llegan a Cuentas por Pagar como rendiciones, con su documento sustentatorio y su reflejo contable.
Integrado con todo el ERP
Operaciones de Transporte no trabaja aislado. La misma unidad que se programa en un viaje es la que se mantiene en el módulo de Mantenimiento, con su control de neumáticos. El tareo de los conductores pasa a Planillas, los gastos de viaje a Cuentas por Pagar y la liquidación del servicio a Comercial para su facturación electrónica. Contabilidad recibe cada movimiento como un asiento automático.
El resultado es una sola versión de la información: el viaje que programa operaciones es el mismo que factura administración y el mismo que registra contabilidad.